Facture à Etablir | Meilleurs Conseils pour la Gestion

Pourquoi comptabiliser les factures à établir ?

Les factures à établir représentent les créances dont les produits ou services ont été vendus au cours de l'exercice, mais dont les factures n'ont pas encore été émises. Ces créances doivent être enregistrées dans la comptabilité afin de respecter le principe de l'indépendance des exercices et de s'assurer que toutes les transactions réalisées pendant l'exercice considéré soient prises en compte.

Comptabiliser ces factures permet également :

De refléter la réalité financière de l'entreprise
D'éviter des erreurs de saisie ou d'omission qui pourraient fausser les données financières de l'entreprise
De faciliter la réalisation de l'inventaire de l'entreprise et ainsi de contribuer à l'évaluation correcte de son patrimoine

Comment comptabiliser les factures à établir ?

Pour comptabiliser une facture à établir, il est généralement nécessaire de procéder en deux étapes :

Établir une liste détaillée des créances à inclure dans les factures à établir
Enregistrer ces créances dans la comptabilité au compte adéquat

Étape 1 – Constituer la liste des factures à établir

Dans un premier temps, il est nécessaire d'identifier et de rassembler les éléments qui vont constituer les factures à établir. Il s'agit notamment :

Des prestations fournies ou des biens vendus pour lesquels aucune facture n'a encore été adressée au client
Des avances sur des marchés publics lorsque les travaux prévus n'ont pas été exécutés au moment de la clôture de l'exercice
Des subventions dont le montant a été octroyé mais non versé à la date de clôture de l'exercice

Il faut ensuite calculer le montant total de ces créances, en prenant également en compte les taxes applicables.

Étape 2 – Enregistrer les factures à établir dans la comptabilité

Une fois les factures à établir identifiées et leur montant calculé, il convient de les enregistrer dans la comptabilité. Pour ce faire, on utilise habituellement le compte 4091 "Factures à établir". L'enregistrement se fait par le biais d'une écriture comptable qui va créditer le compte 4091 pour le montant total des factures à établir et débiter les comptes de produits correspondants. Par exemple, si l'entreprise a réalisé des prestations de services non encore facturées, elle utilisera le compte 706 "Prestations de services".

Quelles précautions prendre lors de la comptabilisation des factures à établir ?

Lorsque vous comptabilisez les factures à établir, il y a certaines erreurs courantes et pièges qu'il est important d'éviter :

Ne pas confondre facture à établir avec produit en cours : un produit en cours est une prestation dont l'exécution n'est pas complète alors qu'une facture à établir concerne une prestation réalisée à 100 % mais non encore facturée.
Vérifiez que les créances correspondent bien au-delà du dernier jour de l'exercice comptable : pour inclure une créance dans les factures à établir, les biens ou services doivent être effectivement fournis avant la fin de l'exercice. Si tel n'est pas le cas, ils devront être comptabilisés dans l'exercice suivant.
Prévoyez la répartition adéquate des taxes entre les différents éléments des factures à établir : selon les caractéristiques de votre activité et la législation fiscale en vigueur, il peut arriver que certains éléments soient soumis à des taxes différentes. Il faudra alors veiller à les répartir correctement entre ces éléments.

La concrétisation des factures à établir après la clôture de l'exercice comptable

Une fois l'exercice comptable clôturé, il faut procéder à l'émission effective des factures correspondant aux factures à établir enregistrées durant l'exercice précédent. Cette action permettra d'encaisser les dus par le client et d'ajuster la situation financière de l'entreprise en conséquence.

Pour ce faire, il convient de générer et d'envoyer les factures concernées aux clients, en veillant bien à leur attribuer une date d'émission correspondant au début du nouvel exercice comptable. Cela permettra notamment d'éviter les problèmes de trésorerie liés aux doubles comptabilisations ainsi qu'aux erreurs de rapprochement bancaire.